武汉警官职业学院小额零星采购实施办法（试行）
第一章 总 则
第一条 为推进学校内部治理“放管服”改革，提高采购活动的效率，依据《武汉警官职业学院招投标与采购管理办法》，结合学校实际，制定本办法（下称办法）。
第二条 本办法所称“小额零星采购”指学校汇总年批量采购量在采购预算5万元以下或未列入集中采购目录的货物和服务以及零星工程，未编入政府采购预算，由项目申请部门或归口管理部门按照上级和学校规定组织的自行采购活动。
第三条 对非政府采购项目，项目申请部门或归口管理部门应成立由主要负责人牵头、成员人数3人以上的采购工作领导小组，具体负责本部门采购及相关事宜。项目部门对预算编制，采购需求，以及采购业务的真实性、合法性、合规性等承担主体责任。
第二章 小额零星采购方式
第四条 学校各部门通过自行采购，开展小额零星采购活动的， 除一万元以下的货物或服务由申请部门使用公务卡或者对公转账方式按财务部门报销规定采购外，其余采购活动需按照以下方式进行：
（一）询价。询价小组向符合资格条件和技术要求的三家及以上供应商发出货物或服务采购询价文件，要求供应商一次报出不得更改的价格，然后根据质量和服务均能响应采购文件实质性要求且报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。
（二）竞争性谈判。谈判小组与符合资格条件和技术要求的三家及以上供应商就采购货物与服务、零星维修工程事宜进行谈判，要求供应商提交二次报价作为最终报价，然后根据质量和服务均能响应采购文件实质性要求且最后报价最低的原则确定成交供应商的采购方式。
（三）单一来源。符合单一来源法定情形的货物或服务采购项目，由项目申请部门按要求组织专家论证（科研仪器设备可不进行公示），履行公示手续无异议后，从某一特定供应商处采购的采购方式。
第三章 小额零星采购程序和履约
第五条 小额零星采购程序：
（一） 询价程序：
1. 采购部门编制询价文件,通过学校AIC公文运转系统报总务处备案。
2.经总务处备案后,采购部门向供应商提供询价通知书及采购文件，供应商提交响应文件。供应商提交响应文件可以采用邮件或传真形式（需加盖供应商公章）。
3.询价小组在询价过程中，不得改变询价通知书所确定的技术和服务等要求，不得改变评审程序、评定成交的标准和合同文本等事项。
4.询价小组对响应文件进行评审并与实质性响应谈判文件要求的供应商进行谈判后，若对采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款等有实质性变动，应以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
5.询价小组经过评审，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则确定成交供应商。
6.询价小组应安排专人做好评审记录备查。
（二）竞争性谈判程序：
采购部门编制采购文件，通过学校AIC公文运转系统报总务处备案。经总务处备案后，申请部门发布公告及发出采购文件。谈判小组对供应商资格审查后，要求所有参加谈判的供应商，在规定的时间内进行最后报价。根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且最后报价最低的原则确定成交供应商并做好记录备查。
（三）单一来源程序：
采用单一来源方式采购的，通过学校AIC公文运转系统报总务处备案。经总务处备案后，申请部门发布公告及发出采购文件。采购小组与供应商协商，商定合理的成交价格,保证采购项目质量并做好记录备查。
第六条 合同办理。项目申请部门应按照货物或服务采购文件的要求和供应商投标文件的承诺，依据合同管理相关规定办理合同签订事宜。
第七条 履约验收。项目申请部门按要求组织履约验收，对验收合格的项目及时付款结算，对验收不合格的项目,依法依规和合同约定及时处理。
第八条 档案保管。项目申请部门应安排专人负责收集整理采购工作资料并立卷归档备查；项目申请部门以一个财政年度为单位将项目档案资料报送至总务处存档；项目档案包含项目清单汇总表（加盖部门公章）及各项目采购工作资料。
第三章 纪律与责任
第九条 在一个财政年度内，采购部门对一个预算项目下的同一品目或者类别的货物、服务等，采用自行采购方式多次采购，累计资金额度超限额的，属于以化整为零方式规避招标行为。
第十条 各部门在进行非政府采购时，应坚持节约经费的原则，可以化零为整的需实施招标采购，不得化整为零规避招标。
第五章 监督与检查
第十一条 任何部门和个人对学校内非政府采购活动中的违法、违规行为，有权进行举报和投诉。
第十二条 归口管理部门对项目部门的采购需求、合同管理等进行内部监督。
第十三条 学校审计、财务、总务等部门按其工作职能对小额零星采购活动进行审核和抽查。纪检监察部门依纪依法对相关职能部门履职情况进行监督，对失职渎职等违纪违法行为进行查处。
第十四条 对未按规定组织实施采购活动的，或采购活动中存在玩忽职守、徇私舞弊、不正当履职行为的，按照上级和学校有关规定处理。
第六章 附 则
第十五条 本办法由总务处负责解释。
第十六条 本办法自发布之日起实施。
