校友查档须知

为满足广大校友查询就读我校期间学籍学历等相关档案的需求，我校档案室提供电子邮箱查档服务。校友可通过电子邮箱提交查档申请，档案室将以EMS邮费到付方式快递查阅的纸质材料（目前寄送范围仅限大陆地区，港澳台和国外无法寄送纸质档案）。接收校友查档邮件的电子邮箱地址为：whpadanganshi@whpa.edu.cn

为快速准确地为校友提供服务，请务必按以下说明撰写查档申请邮件：

一、邮件主题

×××（校友姓名）校友申请查阅××××（材料名称）

二、邮件正文

（一）校友信息：本人于××××年入学，××××年毕业于××学校××专业    

（二）查档原因：因××××原因

（三）所需材料：需要查询××××档案

（四）收件人电话、收件地址（地址格式为：××省××市××区××××××。省、市、区信息要完整，以便快递下单）

示例：

（一）张某于2021年入学，2024年毕业于武汉警官职业学院消防救援技术专业。

（二）查档原因：因学历提升需提供在校期间成绩

（三）所需材料：在校期间成绩单

（四）收件人：张某    

收件人电话：134××××××××

收件地址：湖北省 武汉市 武昌区 ×××××

三、上传附件（按顺序上传校友本人有关证件原件图片，单个图片尽量在5M以内，不要上传压缩包）

1．有助于明确校友查档需求的材料（如校友所在单位人事部门出具的查档函）

2．毕业证的图片（所查档案对应学习阶段的毕业证或相关在校学习材料）

3．身份证正面、反面照片（建议照片加注“仅限档案查阅使用”等字样）

 请校友按照上述要求撰写查档邮件、提供收件信息并上传以上附件，只要邮箱地址正确，电子邮件一定能正常到达我校查档邮箱。

查档快递准备完毕后，档案工作人员会将快递单号通过电子邮件回复给校友。校友可适时查看邮件回复、了解办理情况；也可以登录微信小程序“EMS中国邮政速递物流”查看快递进度。

感谢校友配合！

查档时间（周一至周五）：8：30-11：30

14：00-17：00

（法定节假日暂停开放、寒暑假另行通知）